Impiegato/a front office

Scrivi una breve descrizione dell'azienda, una presentazione dell'attività, del servizio o del prodotto che offrite.
Includi la tua idea imprenditoriale e il target di riferimento.
Questo testo dovrebbe essere principalmente descrittivo, non pubblicitario.
Agenzia pubblicitaria è alla ricerca di una figura dinamica e organizzata per il ruolo di impiegato/a front office.
La risorsa sarà il primo punto di contatto per clienti, fornitori e partner e avrà il compito di gestire le comunicazioni quotidiane e supportare il titolare e il team in tutte le attività di segreteria e amministrazione, con particolare attenzione alla qualità del servizio e all’efficienza operativa.
Si tratta di un ruolo chiave per garantire un’immagine aziendale professionale e per facilitare la gestione delle attività quotidiane dell’agenzia.
Principali responsabilità: Accoglienza professionale: accogliere con cortesia e professionalità i clienti, i fornitori e i collaboratori esterni, assicurando un’esperienza positiva e comunicando i valori dell’agenzia.
Gestione delle comunicazioni: ricevere e smistare telefonate, e-mail e messaggi, garantendo risposte rapide e pertinenti; supportare la gestione delle comunicazioni con i clienti, in particolare nella fase di primo contatto.
Organizzazione dell’agenda: organizzare e monitorare l’agenda del titolare e dei responsabili di progetto, programmando appuntamenti, riunioni e trasferte; coordinare le attività giornaliere per ottimizzare i tempi e le risorse.
Compilazione e gestione documentazione: redigere, compilare e archiviare documenti e pratiche amministrative, mantenendo l’archivio aggiornato e facilmente consultabile; supportare la preparazione di documenti per gare, presentazioni o meeting con i clienti.
Gestione della documentazione finanziaria: registrare e archiviare le fatture in collaborazione con l’ufficio amministrativo, curando anche le richieste di rimborso o le note spese aziendali.
Supporto amministrativo generale: gestire e monitorare le forniture d’ufficio, assicurando l’efficienza e la continuità operativa del team; facilitare il flusso di informazioni tra i vari reparti aziendali.
Requisiti: Titolo di studio: diploma di maturità, preferibilmente in ambito amministrativo o linguistico; gradita esperienza pregressa in ruoli di segreteria o front office, preferibilmente in contesti pubblicitari o creativi.
Competenze comunicative: capacità di comunicare con chiarezza e professionalità; attitudine a relazionarsi con diversi interlocutori, gestendo anche situazioni complesse.
Autonomia e proattività: capacità di lavorare in autonomia, organizzando le proprie attività in modo efficiente e mostrando iniziativa nella gestione di imprevisti.
Ottima conoscenza informatica: familiarità con MS Office ( Word, Excel, Power Point), e-mail e CRM; preferibile conoscenza di strumenti per la gestione di progetti e della documentazione digitale.
Precisione e organizzazione: forte attitudine alla precisione e alla cura del dettaglio, indispensabili per la gestione di documentazione e archivi.
Orientamento al cliente: predisposizione a garantire un’esperienza positiva al cliente, rappresentando al meglio l’immagine dell’agenzia.
Offerta: Contratto a tempo determinato con finalità di assunzione a tempo indeterminato e possibilità di crescita professionale.