Customer Service Administrator

Addetto customer service Objective of the function Supportare il cliente per le fasi di processo pre e post trattamento.
Essere il punto di riferimento per il cliente e l’interfaccia per l’organizzazione interna verso il cliente per la facility di Minerbio.
Responsibilities/ Duties Ambito specifico Centralino Smistamento telefonate Registrazione ospiti Assegnazione bagde Consegna documentazione relativa alle regole di emergenza Responsabile del registro visitatori e procedure di emergenza Fatturazione Gestione del processo di fatturazione e relativa verifica del pagamento delle fatture con incluso il sollecito di quelle non pagate/riba non ritirate.
Gestione e tracciabilità flussi finanziari clienti PA Dichiarazioni di conto corrente dedicato alle commesse pubbliche ed altre dichiarazioni inerenti la tracciabilità dei flussi finanziari.
Gestione Dichiarazioni di Intento Stampa mensile Reg.
Art. 50 Sterigenics Italy SpA da M2000 Raccolta documenti e informazioni per Dichiarazioni Intra Sterigenics Italy Spedizione Gestione del processo di rilascio del Sales Order, preparazione della spedizione, generazione della picking slip per gli addetti di magazzino, emissione e consegna della documentazione di spedizione e di processo.
Gestione spedizioni Intercompany Gestione spedizioni Laboratori Gestione spedizioni non standard Gestione Documentale pre/post trattamento Gestione documentazione contrattuale di trattamento di routine e passaggio a QA per archivio nel CMF Gestione documentazione contrattuale relativa a Studi Validation più archivio Gestione e controllo documentale tracciabilità materiale relativo a Studi Validation Gestione della conservazione delle registrazioni storiche relative ai trattamenti PHR: Completamento + Verifica completezza + Archiviazione Magazzino conto terzi e Dep fiscale Attività di logistica magazzino c/terzi (gestione ordini-rapporti con spedizionieri per consegne e ritiri-aggiornamenti su files o gestionali) Coordinamento con i clienti e gli spedizioniere delle operazioni di introduzione ed estrazione nel deposito.
Controllo e gestione di tutti i documenti relativi alle operazioni di introduzione ed estrazione (fatture, P/L, Bolle Doganali, DV1, Certificati USMAF, Dichiarazioni Affidabilità annuali per estrattori IT, Autofatture, Dichiarazioni atti notori estrattori per estrattori IT, CMR, verifica ricevimento mat. le da committenti CEE, DAE, Controllo IVISTO uscire, ecc).
Registrazione di tutti i movimenti nei file excel inerenti e aggiornamento dell’apposito ” Registro delle Merci movimentate a titolo non traslativo della proprietà” tenuto in rispetto alla normativa Art. 50 D.
L. 331/93.
Conservazione ed archiviazione, come richiesto dalla normativa in materia di Deposito IVA, di tutta la documentazione relativa alla movimentazione dei beni ed alle fidejussioni.
Predisposizione dichiarazioni sostitutive da presentare in Dogana per il riaccredito (firmate da legale rappresentante).
Aggiornamento file per la chiusura del mese (contabile).
Raccolta documenti ed emissione Dichiarazione Intra quale Rappresentante Fiscale Manutenzione dati nel sistema gestionale Aggiornare/inserire i dati relativi alle anagrafiche cliente in M2000 ed informare C&P per le medesime attività in E1 Aggiornare/ Inserire CO e listini nel gestionale M2000, con passaggio dati in packing list elettronica, e richiedere a C&P l’aggiornamento/inserimento dei prezzi sugli item di irraggiamento.
Comunicazioni cliente Inoltra ed informa internamente la QA di eventuali reclami e di danneggiamenti di materiale avvenuti internamente.
Gestione del reclamo secondo la procedura ITA-G-WI-CUS-001 Informa e riceve istruzioni dal cliente per il materiale in consegna ritenuto non idoneo al trattamento con eventuale autorizzazione dei costi ancillary ed esso collegati Gestisce le problematiche inerenti le packing list clienti e prenotazioni slot di arrivo e ritiro e/o la creazione delle credenziali di accesso sotto la supervisione del responsabile Gestione annuale e per nuovi clienti che intendano trattare MEDICAL DEVICE, PRODOTTO FARMACEUTICO e FOOD del FDA Registration Listings Supporta gli addetti ed il responsabile del customer service in qualità di backup e informando/condividendo tutte le informazioni in suo possesso relative ai clienti utili per lo svolgimento delle attività del customer service Ambito generale Propone azioni di miglioramento nell’ambito del proprio lavoro e dell’attività dell’azienda.
Conosce ed applica i principi generali del D.
Lgs. n. 231/01 e del Codice Etico.
Conosce ed applica quanto riportato nelle procedure aziendali dei sistemi Qualità/ Ambiente/ Sicurezza/ Etica implementati in azienda sulla base della formazione ricevuta.
Recepisce e condivide i principi della Politica Aziendale e provvede a divulgarne le linee fondamentali.
Nel proprio ambito professionale conosce ed applica i principi della sicurezza sul lavoro secondo il D.
Lgs. n. 81/08.
Mantiene comportamenti congrui per l’eventuale trattamento di dati personali di clienti e fornitori, in relazione all’incarico ricevuto, ai sensi del D.
Lgs 196/03 e seguenti.
Authority: Customer Service Supervisor Requirements: Knowledge/ Education and Training: Diploma o laurea di 1° livello.
Conoscenza office e JDE Oracle preferibilmente E1.
Conoscenza lingua Inglese e preferibilmente Francese Experience: Almeno 2 anni di esperienza in mansioni analoghe in Aziende di grandi dimensioni preferibilmente nel settore dei servizi o del settore farmaceutico Skills: Conoscenze specifiche nel settore commerciale, amministrativo e nelle analisi statistiche.
Forte orientamento al problem solving.
Capacità di autocontrollo e buona attitudine alla comunicazione e ai rapporti interpersonali.
Contacts: Internal: Tutti i reparti, Sales manager e altre facility del gruppo External: Clienti, fornitori, banche Deputy: Customer Service Supervisor #J-18808- Ljbffr