HR Officer

INTERSOS Vacancy Details

Job Title HR Officer Code SR-01-8391 Deadline 19/09/2023 Country Italy Duty Station Roma, con possibili viaggi sul territorio italiano Starting date 02/10/2023 Contract duration 12 mesi Reporting to HoM Functional Supervisor HR Director Supervision of /// Dependents Non-family duty station General context of the project
In Italia, INTERSOS garantisce assistenza alle fasce di popolazione più marginalizzata, attraverso interventi sociosanitari, protezione delle persone vulnerabili, tutela dell’infanzia e istruzione. Minori stranieri non accompagnati (MSNA), giovani adulti non più titolari della protezione umanitaria, sopravvissute e sopravvissuti alla tratta di esseri umani e alla violenza di genere sono il target delle nostre attività.

Attualmente la missione ha progetti attivi a Torino, Roma, Bologna, Foggia e Sicilia.

General purpose of the position
L'HR Officer lavorerà all'interno della missione Italia. È responsabile dell'implementazione delle politiche e delle procedure delle Risorse Umane e della corretta gestione amministrativa dei collaboratori secondo le procedure di INTERSOS, al fine di garantire la conformità legale alle leggi locali.
Main responsibilities and tasks
Politiche, procedure e relazioni sulle risorse umane


• Guida e supporto ai manager e al personale sulle politiche e le procedure riguardanti la risorse umane e monitorare l’applicazione dei regolamenti in linea con le policy INTERSOS e diritto del lavoro italiano;


• Garantire il processo di onboarding per il personale (documenti, induction, creazione email e assegnazione assets, ecc. )


• Coordinarsi con HR Admin in HQ per garantire che tutte le tipologie di contratti siano conformi alle politiche INTERSOS, alle leggi nazionali e ai requisiti dei donatori.

Gestione del personale



• Garantire l’implementazione di processi standard di risorse umane e fornire supporto ai line manager e all’SMT sulla gestione del personale.


• Guida e supporto ai manager sulle politiche e le procedure delle risorse umane monitorando l’attuazione delle norme in linea con il diritto del lavoro e le politiche standard INTERSOS.


• In caso di misure disciplinari, coordinamento con il Direttore delle Risorse Umane in HQ e applicazione di eventuali step;


• Supporto ai line manager nel processo di performance management (IRP) e garantire che tutti i collaboratori ricevano una valutazione regolare;


• In concomitanza dei rinnovi contrattuali di fine anno/una volta l’anno si occupa di fare debriefing con lo staff di missione.


• Monitorare e promuovere iniziative Duty of Care per i collaboratori e per il loro benessere.


• Sostenere la creazione e il mantenimento di un ambiente di lavoro positivo.


• Garantire che tutto il personale sia adeguatamente informato e/o inserito nei sistemi appositi


• Assistere i manager per la pianificazione del piano recuperi annuali e garantire un monitoraggio regolare dei residui


• Tenere traccia dei corsi di formazione organizzati a livello di missione, in coordinamento con PDC al quartier generale.


• Supporto al capo della missione ( HoM) nella revisione della struttura della missione (aggiornamento organigramma)
Gestione dei volontari

• Assicurare che i volontari siano gestiti secondo i principi e i valori di INTERSOS e conformemente alla legge italiana


• E’ responsabile della gestione amministrativa dei volontari (contratti, assicurazioni,


• documentazione e formazione obbligatorie).
Processo di reclutamento

• Si ha la responsabilità di condurre un processo di reclutamento equo e trasparente


• secondo la Recruitment Policy;


• Promuovere e pubblicizzare le opportunità di lavoro attraverso il canale di reclutamento più adatto.


• Lavorare a stretto contatto il Coordinatore Medico per ampliare i canali di reclutamento e per trovare fonti alternative, in particolare nel reclutamento del personale sanitario (es. università).


• Collabora con l’hiring manager per prendere decisioni sul miglior candidato alla fine dei processi di selezione


• Si occupa del controllo delle referenze e dei background check per i candidati individuati

Amministrazione del personale



• Condividere l'offerta economica con i candidati selezionati e il personale (in caso di rinnovo) coordinandosi HR HQ, si assicura che l’offerta economica sia in linea con le norme INTERSOS e la griglia salariale della missione.


• Monitoraggio delle scadenze contrattuali e di processo inerenti alla Gestione Amministrativa del personale


• Ricezione, verifica e archiviazione delle ricevute e delle notule per i contratti autonomi, ai fini anche dell’elaborazione delle CU annuali;


• Inserire i dati e i documenti dei collaboratori nel e si assicura che siano sempre aggiornati e archiviati correttamente per facilitare la gestione dei processi HR.


• Si assicura che tutte le informazioni amministrative siano disposizione del personale


• Quando necessario, partecipa e supporta durante i processi di audit in coordinamento con Finance, HoM e HQ.

Accountability and safeguarding


• Monitorare che la gestione delle risorse umane sia in linea con PSEA, politiche CP, conflitto di Interessi e regolamento interno.


• In coordinamento con HR Admin HQ, supporta l’organizzazione e la pianificazione di visite mediche e corsi sulla sicurezza sul lavoro obbligatori secondo la normativa nazional
Education

• Laurea in discipline economico-amministrative/gestione del personale


• Studi post-laurea in gestione delle risorse umane verranno considerati un plus
Professional experience

• Esperienza di 2 anni in ruoli simili


• Esperienza in NGO ed enti del non - profit sarà considerata un valore aggiunto
Professional requirements

• Buona padronanza del pacchetto Office


• Conoscenza dell’amministrazione del personale verrà considerata un plus
Languages

• Ottima conoscenza della lingua italiana


• Buona conoscenza della lingua inglese, parlata e scritta
Personal requirements

• Comunicazione efficace


• Problem solving


• Capacità di gestire diversi dossier in contemporanea


• Capacità di pianificazione e organizzazione


• Ottime capacità interpersonali


• Spiccato interesse e motivazione per il settore Non Profit
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